有用的資源

網上申訴表格

客戶如認為“臻致”的審核結果有所偏頗或不合理，包括審核結果、事故嚴重程度分類、評估方法和強制期限等分歧，可根據“臻致”網站的上訴流程，要求“臻致”管理團隊重新審核。

上訴意向通知需連同相關事實或數據一併提交以作評估。上訴提交方法包括但不限於以下：“臻致”網站表格提交、電子郵件、口頭通知、客戶滿意度調查中的評論。“臻致”管理團隊需取得以下的資訊，以評估上訴的性質：

• 上訴人的名字
• 上訴人的聯絡資料
• 相關上訴原申請表、審核、認證狀況
• 上訴詳情

參與上訴案件評估的人員，不應包括原審核小組的成員。上訴程序的結果不會影響客戶與“臻致”之間的任何關係，特別是需要採取之行動可能在本質被視為有特別或有偏見。

當上訴成立後，除非提供額外相關證明文件以供審查，否則任何爭議方不得使用反訴來修改或更改該上訴結果。“臻致”管理團隊在處理同類上訴會參考歷史案例。 如果上訴成功，而證書已簽發或重新簽發下，對於因暫扣、暫停或撤回通知而引起的費用或任何其他損失，則不能向“臻致”管理團隊提出索償。

多場所機構認證申請附錄

網上申請表格

網上認證客戶名錄查詢表格

網上投訴表格

投訴是指任何用戶被認證機構的認證管理系統所影響而正式提出的不滿意紀錄。投訴可以通過各種形式發出，包括但不限於通過“臻致”網站投訴頁面、書面投訴、電子郵件和口頭投訴。

當“臻致” 管理團隊收到客戶投訴，不論該管理系統認證狀態如何，“臻致”管理團隊將在立案時分析所有收到的資訊。“臻致”管理團隊會監督所有收到的投訴並跟進。此外“臻致” 管理團隊將移除任何與客戶有關的審核人員。

ECA management team may determine that a complaint is actually an inquiry to certificate status for a certified management system maintained by ECA, where public look up was not accessible or functioning appropriately via ECA website. This will treat as an inquiry, the complaints handling process is terminated upon response provided to the requesting party.

如被投訴者是其認證客戶，“臻致”管理團隊會立即與認證客戶聯絡並在合理時間內進行調查，並確保任何調查保持其獨立性。

如投訴人提供的資訊不足以讓認證機構進一步評估，在適當情況下，“臻致”代表將聯絡投訴人索取更多資料或闡明細節。

最差的情況下是投訴成立並導致需更改管理系統的合格資格，“臻致”管理團隊可決定是否需要公開相關信息。基於當地法律公眾知情權和保密性原則下，如適合，“臻致” 管理團隊在公開披露信息前先取得認證客戶和投訴者的意見。

“臻致”管理團隊將在三個工作日內開始投訴程序。

當投訴成立後，除非提供額外相關證明文件以供審查，否則任何爭議方不得使用反訴來修改或更改該投訴結果。“臻致”管理團隊在處理同類投訴會參考歷史案例。

下載 (本文件目前僅提供英文版本。使用本文件即視為您已充分理解並同意遵守其內容)

臻致認證有限公司(以下簡稱為 ”臻致” )的最高管理層致力在其認證活動中保持公正性，並任命了一個獨立的保障公正性委員會來監督公正性事宜。

• 臻致應對其認證審核活動的公正性負責，並且不得讓任何商業，財務或其他壓力損害其公正性。
• 臻致不得為另一間認證機構認證其管理系統。
• 臻致不得提供或提供管理系統諮詢。
• 臻致不得向本公司提供任何內部審核。
• 臻致不得將其審核工作外判給其他公司。
• 臻致是一家獨特且獨立的認證公司，並沒有其他姐妹公司。
• 臻致不得與其他公司有聯繫銷售。
• 如果臻致的工作人員曾參與客戶的管理系統諮詢，則其工作人員不得參與審核或其認證活動。
• 臻致對任何威脅其公正性會採取相對的措施。
• 所有臻致工作人員應公正行事，不得受任何商業，財務或其他的因素而損害其公正性。

臻致的所有工作人員必須完全遵守本聲明 ，並為保證其合規性必須簽署保密、無衝突及行為守則的文件。

下載 (本文件目前僅提供英文版本。使用本文件即視為您已充分理解並同意遵守其內容)

授予、拒絕、維持認證、暫停或恢復或撤銷認證、擴大或縮小認證範圍和取消認證的過程。

授予、拒絕、維持認證

臻致將根據以下標準做出授予、拒絕、維持認證的決定：

• 符合認證的要求，包括標準的要求
• 在規定的完成期限或之前，需要完成對審核中提出的不符合項的糾正措施
• 至少每 12 個月內進行一次監督審核，以維持證書

暫停認證

已經認證的客戶可能會在以下情況被暫停，例如：

• 客戶的認證管理體系持續或嚴重不符合認證要求，包括對管理體系有效性的要求;
• 獲證客戶不允許按要求的頻率給予進行監督或重新認證審核;
• 經認證的客戶自願要求暫停。

證書暫停後，客戶應立即停止使用任何認可或認證標誌。 客戶應停止使用包含任何引用的所有媒體（例如名片、信頭、網站等），並按照臻致的要求退回任何相關證明文件。

臻致將以書面形式向客戶確認證書的暫停。

在暫停期結束時，將再進行調查以確定是否已滿足恢復證書的指定條件， 如條件可滿足後，就會解除暫停。 但不符合條件要求，證書將會被撤銷。

暫停後，客戶管理體系認證暫時失效。 如果導致暫停的問題得到解決，則暫停的認證應恢復。 未能在規定的時間內解決導致暫停的問題，將導致撤銷或縮小認證範圍。

撤銷或復原認證

在以下情況下，認證可能會被撤銷：

• 客戶未能在規定的時間內解決導致暫停的問題；
• 客戶未能滿足認證服務的條款（例如，未能解決重大不符合項、不接受持續的評估訪問等）。

在退出的情況下：

• 客戶必須將證書的所有正本歸還給臻致；
• 評估費不予退還
• 證書的撤銷應由臻致公佈並通知認可機構。

撤銷證書後，客戶應立即停止使用任何認可或認證的標誌。 客戶應停止使用包含任何引用的所有媒體（例如名片、信頭、網站等），並按照臻致的要求退回任何證明文件。

在規定的期限內解決和驗證任何問題後，應記錄恢復認證的決定。 經臻致內部批准後，該認證可恢復有效。

擴大或縮小認證範圍

從客戶收到的範圍變更請求，應由臻致審查，如果是范圍擴展； 在頒發修訂證書之前，將決定是否需要進行任何額外的現場審核活動。  

以下情況可能會縮小認證範圍：

• 客戶停止提供認證範圍內的部分服務或產品；
• 如果客戶未能在規定的時間內解決導致暫停的問題，如果僅影響認證範圍的一部分，則將導致認證範圍的縮小。

在現場審核活動中也可能確定變更的需要，並應予記錄，任何變更建議都需要得到確認。

認證範圍變更成功後，應要求客戶退回當前的證書，證書應更新為新的認證範圍。

取消認證

獲證客戶書面以通知臻致不希望更新證書或不再提供產品，或客戶未及時開始申請更新的，證書將被取消。

取消證書情況下：

• 客戶必須將證書的所有正本歸還給臻致；
• 評估費不予退還
• 證書的取消應由臻致公佈並通知認可機構。

轉讓證書程序

認證轉移過程是將管理系統證書從一個認證機構轉移到另一個認證機構，並需要在做任何事情之前對某些要素進行審查。 轉移過程需要進行以下程序：

• 臻致對發證機構的認可，以及發證機構以往工作作出評估
• 審核報告和其他外部審核相關文件； 以及
• 確認以下內容：
  • 頒發認證機構之活躍性，並且信譽良好；
  • 頒發的認證機構已獲得了頒發的管理系統證書的認可； 以及
  • 發證認證機構按照相關規範標準進行評估。 

如果之前發行機構未按照相關規範標準進行過往審核，臻致則可以不接受轉移申請。 

如果在轉移過程中存在不符合項,並且對嚴重和輕微的不符合項有不同的要求,則需要臻致來評估組織為關閉這些不符合項所做的努力。 

作為評估的一部分，臻致還需要與初始頒發認證機構就客戶轉移的意圖進行溝通，確認現有證書有效且信譽良好，以及接收認證機構的審核計劃的延續。初始頒發認證機構必須在轉讓過程繼續之前作出正式回應。

當轉移認證過程完成，現有證書的原始頒發日期和當前到期日期將保持不變，並且不會中斷認證期限。 

範圍擴展

根據認證要求，範圍擴展（包括技術和地理擴展）是可接受的，認證延期審核可採用監督審核或再認證審核。

範圍擴展，希望增加或改變他們的活動範圍，無論是技術上的還是地理上的。 此過程可能涵蓋對現有範圍的許多更改，包括：

• 增加/刪除活動
• 增新/刪除地點

認證延期審核應由臻致按照與客戶和臻致商定的時間表進行（例如監督審核或重新認證審核）。

在成功審核並關閉審核期間提出的任何不符合項後，將授予範圍擴展並將其添加到認證中。 將向客戶頒發範圍擴展的證書。

下載 (本文件目前僅提供英文版本。使用本文件即視為您已充分理解並同意遵守其內容)

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